Chaque mois, le locataire verse en plus de son loyer une provision pour charges. Une fois par an, le propriétaire doit comparer ces provisions avec les dépenses réelles et procéder à une régularisation. Cette opération semble purement comptable. Elle est pourtant une source fréquente de conflits, et parfois le point de départ d'un impayé. Un locataire qui reçoit une régularisation élevée, tardive ou mal justifiée peut refuser de payer, et le propriétaire se retrouve avec une créance difficile à recouvrer.
Quelles charges peuvent être récupérées ?
Seules les charges dites récupérables peuvent être réclamées au locataire. Leur liste est fixée par un décret de 1987. On y trouve notamment l'eau froide et chaude, le chauffage collectif, l'entretien des parties communes, l'électricité des parties communes, l'entretien des ascenseurs, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et une partie des frais de gardiennage. En revanche, les grosses réparations, les honoraires du syndic ou les travaux d'amélioration restent à la charge du propriétaire. Réclamer une charge non récupérable fragilise toute la régularisation.
Une régularisation chaque année
La loi impose une régularisation annuelle. Un mois avant celle-ci, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Il tient ensuite à sa disposition, pendant six mois, les pièces justificatives : factures, contrats de fournitures, décompte du syndic. Ces pièces peuvent également être transmises par voie dématérialisée.
Si le décompte fait apparaître un trop-perçu, le propriétaire doit rembourser le locataire. S'il fait apparaître un solde en faveur du bailleur, celui-ci peut en réclamer le paiement.
La régularisation tardive
Beaucoup de propriétaires attendent de recevoir le décompte annuel du syndic, qui arrive parfois tardivement. Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut demander que le paiement soit étalé sur douze mois. Le bailleur ne peut pas refuser. Une régularisation de plusieurs années d'un coup, en revanche, met souvent le locataire en difficulté et crée un risque d'impayé.
Trois ans pour agir
Les actions dérivant d'un bail d'habitation se prescrivent par trois ans. Passé ce délai, le propriétaire ne peut plus réclamer des charges anciennes, même justifiées. Inversement, le locataire peut réclamer pendant trois ans le remboursement de provisions versées en trop ou de charges non récupérables. Il faut donc régulariser régulièrement, et conserver les justificatifs au moins pendant ce délai.
Le forfait de charges
En location meublée et en colocation, le bail peut prévoir un forfait de charges, versé en même temps que le loyer, qui ne donne pas lieu à régularisation. Ce forfait ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles. Il simplifie la gestion, mais le propriétaire ne peut alors rien réclamer de plus si les dépenses augmentent, sauf révision dans les conditions prévues au bail.
Quand la régularisation devient un impayé
Un solde de charges non payé est une dette locative comme une autre. Il peut figurer dans un commandement de payer visant la clause résolutoire, à condition d'être exactement justifié. C'est là que la rigueur paie : un décompte précis, des pièces disponibles et une régularisation faite à temps permettent de réclamer la somme sans contestation possible. À l'inverse, un juge saisi d'un décompte approximatif risque d'écarter la demande, voire de remettre en cause l'ensemble de la créance.
Bien informer le locataire
Une régularisation bien acceptée est une régularisation expliquée. Joindre au décompte une courte note qui détaille les principaux postes, les éventuelles hausses de prix de l'énergie ou de l'entretien, et le nouveau montant des provisions mensuelles évite bien des contestations. Le locataire comprend pourquoi il doit payer un complément, et le propriétaire montre sa transparence. En cas de solde important, proposer spontanément un étalement sur quelques mois est souvent préférable à une confrontation, et réduit le risque de voir le locataire cesser de payer l'ensemble de ses loyers.
En pratique
Pour éviter les litiges, le propriétaire a intérêt à ajuster chaque année les provisions au niveau réel des dépenses, à régulariser dès réception du décompte du syndic, à expliquer clairement les écarts et à conserver toutes les pièces. Lorsque le locataire conteste ou refuse de payer, il est utile de faire vérifier le dossier par un avocat spécialisé dans les dettes locatives avant d'engager une procédure.
